Trello: подробный обзор сервиса

Что такое Trello?

Основан на японской системе досок канбан — удобного инструмента для организации работы. Трелло могут использовать как коллективы, так и отдельные люди.

Плюсы Trello

• Сервис бесплатный. За исключением некоторых функций — о них расскажу в конце статьи
• Удобный интерфейс — разберется даже ребенок. Трелло считается одним из самых простых инструментов для командной работы
• Гибкость, настройка под себя и свою команду. Вариантов создания досок и карточек — множество, выбирай любой и пользуйся
• Есть приложение для смартфона — можно работать в дороге и в любом месте

Как работает Trello?

В сервисе есть несколько основных функций и компонентов. Разберем каждую.

Доски

Весь сервис состоит из досок. Как правило, одна доска посвящена одному проекту (если в сервисе работает команда) или работе одного отдела, если речь идет о компании.

Теоретически к работе над проектом можно в любой момент подключить другого человека (если он зарегистрирован в Трелло). Для этого достаточно узнать его почту и добавить его к доске — просто кинуть ссылку на нее.

Доски бывают трех типов: публичная (доступна всем), командная (доступна только приглашенным участникам команды) и приватная (доступна исключительно по личному приглашению создателя доски). Если участника удаляют из команды, он более не видит изменений, для него активность в доске остается на тот момент времени, когда он покинул доску.

Списки

Вот так выглядит доска изнутри: в ней несколько столбцов — это задачи, которые выполняются в процессе работы над блогом.

Каждая команда сама решает, какие списки задач и в каком порядке будут располагаться. В доске блога они упорядочены по порядку работы.

Каждая статья в блоге проходит определенный цикл: сначала ее утверждают, потом авторы берут в работу, затем пишут и отправляют на проверку. Когда редактор проверит статью, она отправляется в список «Готовые статьи».

В первой колонке нет карточек. Это значит, что на данный момент ни одна тема не ожидает согласования — все уже утверждено.

В следующем столбце — карточки со свободными темами. Обратите внимание, в каждой карточке есть иконка участника — человека, который работает со статьей.

Сейчас в работе находятся две статьи — эта и статья Алексея «10 способов набрать подписчиков на YouTube».

В списке «Статьи на проверке» лежат три статьи. На момент выхода этой статьи они уже наверняка будут опубликованы в блоге.

И наконец, последний список — «Готовые статьи». В нем лежат все материалы, которые авторы написали для блога.

В любой момент можно добавить еще один список и пригласить туда участников.

Разумеется, это не единственно возможный порядок списков. Например, для доски работы студии или интернет-агентства списки могут быть такими: список клиентов и услуги для каждого (копирайтинг, дизайн, SMM, разработка и так далее). В каждом списке — конкретные карточки с задачами, которые выполняют отдельные сотрудники.

Карточки

Продолжаем препарировать нашу доску и заходим в карточки. Берем первую попавшуюся — карточка статьи «Как сделать лендинг». К карточке прикреплен участник — это автор статьи.

К одной и той же карточке можно добавлять несколько участников — столько, сколько требует задача, ограничений нет.

В описании указываем, о чем статья. В комментариях можно общаться с другими участниками карточки или пригласить руководителя и задать ему вопрос.

С карточкой можно проводить определенные действия. Например, добавить цвета метки — для удобства восприятия.

Очень удобная функция — добавление срока выполнения задачи. Особенно в условиях жестких дедлайнов. Так всем участникам карточки становится понятно, когда задача должна быть выполнена.

Когда срок истекает — сервис присылает оповещение. Когда уже истек — метка становится предупреждающе красной.

Можно также добавить чек-лист по конкретно взятой статье, обложку и прикрепить вложение — например, вордовский документ, фото или архив с компьютера, облачного диска или из Трелло. Документы GoogleDocs отправляются в виде ссылки.

Сразу минус: в обычной бесплатной версии документы весом больше 10 мегабайт не прикрепляются. Лайфхак: можно загрузить их на диск и прикрепить ссылку.

Также с карточкой можно выполнять определенные действия: переместить ее в другой список (когда статья написана — из списка «В работе» она отправляется на проверку), копировать, создать шаблон, поделиться или архивировать — удалить.

Если у другого участника возникнет вопрос по теме карточки, он может написать автору. Делается это так: в комментариях нажимаем на собачку, выбираем адресата сообщения и пишем свой вопрос. Можно также прикреплять вложения, эмодзи и другие карточки.

Меню

В правой части доски Trello находится меню. С его помощью можно управлять участниками, менять настройки, создавать фильтры карточек, искать карточки по названию, дедлайну и другим параметрам и подключать улучшения.

Чуть ниже показывается активность участников доски: видно, какие действия совершил тот или иной участник. Руководителю это нужно для того, чтобы отследить действия каждого сотрудника.

Если доска, список или карточка больше не нужна — их можно архивировать. Но бесследно они не исчезнут — будут храниться в архиве (этот пункт можно найти в меню). В любой момент их можно вернуть обратно — разархивировать — или удалить уже окончательно (как из корзины на рабочем столе компьютера).

Профиль

В профиле указываются контактные данные участника, фото, список всех действий и карточек, которые в работе. В настройках можно подогнать профиль под себя. Функция Trello Gold — это платная версия, которая дает больше функционала.

Советуем прокачать свой профиль: загрузить аватарку, поставить имя и фамилию, а не набор цифр.

Как пользоваться Trello?

Допустим, нам надо создать доску по проекту и наполнить ее задачами. Пусть это будет условный проект «Комплексное продвижение салона красоты».

Регистрация

Зарегистрироваться в Трелло просто — достаточно ввести адрес почты или войти через Google-аккаунт.

Создание доски

Заходим на главную, нажимаем «Вход в Trello» — «Создать доску». Даем ей название — «Комплексное продвижение салона красоты».

Вверху — иконка создателя доски. Нажимаем на «Пригласить» и зовем людей, с которыми будете работать по этому проекту.

Далее начинаем заполнять доску. Создаем несколько столбцов. Поскольку у нас комплексное продвижение проекта, это будут столбцы, посвященные конкретным работам: разработка сайта, написание статей, работы по SMM, создание мобильного приложения. Все столбцы, как и карточки, можно менять местами, перетаскивая их с одного места на другое.

Создание карточек

Начинаем заполнять каждый столбец. Например, в разделе «Создание контента для блога» пишем темы статей. Затем назначаем ответственных, указываем сроки выполнения и можно приступать к работе.

Дополнительные возможности Trello

В меню можно подключить улучшения. Сервис сам подскажет рекомендуемые улучшения, основные и другие, не столь актуальные, но тоже полезные. Вы можете добавить их себе.

Например, в основных улучшениях вам предложат интегрировать Трелло со сторонними плагинами, добавить календарь, карты и другие функции. Рассмотрим некоторые из них:

• Calendar — карточки показываются не списком, а в виде календаря. Можно поставить режимы «неделя» или «месяц». А еще можно синхронизировать задачи с Google Календарь
• Card Aging, или «старение» карточек. Те карточки, которые давно не обновлялись, исчезают с доски или меняют цвет
• Card Repeater — улучшение, которое создает копии карточек. Полезно для участников, работающих над одинаковыми задачами
• Card Snooze — после установки улучшения в карточке появляется функция «Отложить». Выбираете в меню время, когда вы хотите вернуться к задаче карточки, и последняя переносится в архив. По истечении указанного времени карточка вновь появляется на доске
• Countdown — показывает время до истечения срока задачи в режиме обратного отсчета

Также в разделе «Улучшения» можно связать Трелло с различными сервисами: Zapier, GitHub, Slack, Giphy, Google Drive, Evernote, Figma. И с инструментами автоматизации: Butler, Board Sync by Unito, Epic Cards и прочими.

Внимание — если у вас в Трелло несколько досок, подключать улучшения нужно к каждой отдельно. Если у вас бесплатная версия, улучшения имеют лимит: по одному на одну доску, не больше. Если вы установили версию Gold, число улучшений увеличивается до трех.

Платная версия Trello

Считается, что Трелло — программа бесплатная. Так и есть, если пользоваться ее стандартной версией. Однако с 1 мая 2019 года сервис ввел ограничения: одна команда может создавать не более 10 досок.

Хотите больше — покупайте улучшенную версию сервиса Trello Gold.

Цена услуги для одного участника — 5 долларов в месяц. В комплект входят все стандартные возможности Trello плюс дополнительные функции. Это возможность добавить три улучшения на каждую доску, премиум-стикеры, дополнительные фоны для досок, снятие ограничения на размер загружаемых файлов, сохранение часто используемых в работе запросов, подключение к платным интеграциям.

Если привести сервису новых пользователей, платная версия предоставляется в подарок.

Лайфхаки работы с Trello

Есть несколько хитростей, которые облегчают даже такую простую и удобную работу, как с этим сервисом:

• Использование горячих клавиш Trello
• Использование системы меток. В одной доске по проектной работе мы использовали желтый цвет для статей на согласовании, зеленый — на вычитке, красный — на правках. Совсем скоро определенный цвет запомнился каждому участнику и ассоциировался у него именно с конкретным списком
• Если вы руководитель, добавляйте себя к каждой карточке участником, чтобы контролировать процесс
• Если скачать и установить приложение для смартфона или расширение для браузера, работать будет еще удобнее
• Есть партнерская программа