Что такое аутсорсинг простыми словами и зачем он нужен

Аутсорсинг это

Термин аутсорсинг — тот довольно редкий случай, когда у иностранного заимствования нет равноценного синонима в русском языке. Смысл аутсорсинга становится понятен из расшифровки слова. Английское существительное outsourcing состоит из трех частей:

• Приставка out-, в данном контексте обозначающая движение извне

• Корень source (источник, начало)

• Причастное окончание -ing, указывающее на длительный и постоянный процесс

Аутсорсинг — это делегирование компанией-заказчиком части собственных функций внешнему, формально независимому исполнителю работ или услуг.

Отличие аутсорсинга от подряда — в сроках передачи функций. Договор подряда заключается на разовую работу или услугу или предполагает сотрудничество в течение ограниченного периода времени. Введение аутсорсинга рассчитано как минимум на год с возможностью пролонгации договора.

Зачем он нужен

Первоочередная цель аутсорсинга — минимизация операционных расходов головной компании. Экономия достигается за счет:

• Снижения расходов на покупку (аренду) и содержание помещений, оплату услуг ресурсоснабжающих компаний, приобретение транспорта, мебели, оргтехники, канцтоваров. Все эти расходы перекладываются на плечи аутсорсера 

• Уменьшения или полного исключения расходов на управление персоналом и другие формы администрирования

• Сокращение фонда оплаты труда, с которого надо платить налоги

В развитых странах прогрессивные налоги с ФОТ намного выше, чем в России. У нас доходы подавляющей части работающих граждан облагаются скромными 13%. В США максимальная ставка подоходного налога — 37%. На размер ставки влияет не только уровень зарплаты, но и семейный статус налогоплательщика.

Смысл аутсорсинга еще и в том, что он способен повысить эффективность компании за счет высвободившихся материальных и человеческих ресурсов. Их можно направить на новые проекты и интенсификацию текущих разработок.

Передав полномочия в сфере IT, бухучета или юридического обслуживания от штатных сотрудников независимым исполнителям, компания может рассчитывать на:

• Более квалифицированный и ответственный сервис

• Расширение спектра услуг

• Экономию времени и денег

Оплата услуг аутсорсера учитывается при расчете налога  на прибыль.

Направления

Самое популярное направление в развитых странах  — бухгалтерский аутсорсинг, хотя за пальму первенства с ним борется делегирование полномочий в сфере IT-услуг. Чемпионом тут является Израиль – в этой маленькой стране 94% компаний и предпринимателей не имеют штатного бухгалтера, а отдают работу на откуп специализированным фирмам.

Аутсорсинг в области финансов включает:

• Бухгалтерское обслуживание компаний и физических лиц

• Инвентаризационный аудит

• Выполнение расчетов с контрагентами и персоналом

• Управление активами

В некоторых случаях финансовый аутсорсинг обязателен. Так, паевые инвестиционные фонды не вправе нанимать штатных бухгалтеров, отчетность ведут независимые эксперты.

В перечень задач, решаемых ИТ-аутсорсерами, входит:

• Написание, тестирование, внедрение и совершенствование программного обеспечения

• Обслуживание «железа» и телекоммуникационных сетей

• Анализ и структурирование данных

• Хостинг и внешнее хранение информации заказчика

На Западе свою информационную и телекоммуникационную инфраструктуру доверяют аутсорсерам и гиганты бизнеса, и мелкие хозяйствующие субъекты. В России в силу определенного технологического отставания эта услуга привлекательна лишь для крупных компаний. Да и те часто по старинке предпочитают содержать дорогой и негибкий IT-отдел, специалисты которого раздражают руководство, зато всегда под рукой.

Другие сферы

Среди популярных направлений аутсорсинга в России можно выделить:

• Аутсорсинг персонала. Многогранная сфера деятельности, в которой задача исполнителя может заключаться в подборе кадров, управлении ими, распределении ресурсов внутри предприятия или на внешних участках. Популярна в России работа вахтовым методом — не что иное как аутстаффинг — обеспечение производственных, строительных, иных удаленных объектов заданным числом квалифицированных работников на конкретное время

• Аутсорсинг в сфере ритейла. Крупная производственная компания или оптовый продавец товаров нанимает аутсорсера (или создает дочернюю фирму) для розничных продаж

• Транспортно-логистический аутсорсинг, выделение полномочий в сфере строительства, жилищно-коммунального хозяйства, клининга, обслуживания недвижимости

Довольно часто на деле имеет место квази-аутсорсинг, когда из штата компании сотрудники переводятся в подконтрольную, но формально независимую фирму или в штат индивидуального предпринимателя. Налоговики хорошо знакомы с подобным способом оптимизации, но если придраться не к чему, вынуждены это терпеть.

Алгоритмы и стратегии

Перевод одного или нескольких бизнес-процессов в структуре предприятия на аутсорсинг — не самоцель и не дань моде. Мероприятие должно быть обосновано и, в конце концов, принести материальные и репутационные приобретения. Схема  предполагает следующие этапы:

1. Анализ фактического состояния дел, подсчет текущих расходов, оценка рентабельности и практики конкурентов, уже использующих алгоритм аутсорсинга

2. Принятие решения, в ходе которого определяется структура аутсорсинга, схема финансирования, бюджет, желаемые результаты, возможные риски и меры их минимизации

3. Выбор партнера. Это самый ответственный момент — от аутсорсера зависит успех или неудача проекта. Компании с государственным участием обязаны проводить поиск партнеров на конкурсной основе. Той же политики придерживаются и крупные частные корпорации. Но достаточно часто условия сотрудничества заранее «подгоняются» под исполнителя, выбранного заранее

4. Согласование условий контракта и его подписание. Стандартный срок аутсорсинговых договоров — 1 год. У выбранного партнера есть приоритет при заключении контракта на следующий период перед конкурентами. Если работа аутсорсера устраивает обе стороны, «коней на переправе» меняют редко

Универсального инструмента, позволяющего как рассчитать аутсорсинг с нуля, так и обеспечить выход на проектную рентабельность, не существует. В процессе реализации проекта неизбежны коррективы.   

Примеры использования

Впервые в истории термин outsourcing был использован американцем Говардом Андерсоном в 1990 году. Он так описал передачу полномочий в сфере ИТ от компании Kodak компании IBM.

Примером самого «бюрократического» аутсорсинга в мире стал опыт компании Procter & Gamble, выбиравшей в 2002 году, кому доверить свою IT-инфраструктуру. За право обслуживать гиганта бытовой химии и парфюмерии боролись гиганты IT-отрасли IBM, EDS и Hewlett-Packard. Специалисты подсчитали, что объем конкурсной документации в бумажном виде весил 70 кг. Договор на 10 лет ценой в 3 миллиарда долларов был заключен с HP и вместе со всеми протоколами и спецификациями состоял из 10 тысяч страниц.

Самый забавный пример аутсорсинга заслужил в 2004 году шуточную «Шнобелевскую премию», которая неофициально присваивается за абсурдные достижения, Это был «аутсорсинг молитв», официально применявшийся Ватиканом. 

Получив через интернет или в действующем храме заявки на поминовение усопших или пожелание здравия, предприимчивые администраторы Святого престола переправляли «техническое задание» католическим священнослужителям из Индии и других небогатых стран. Все дело в расценках — в Европе и США за одну виртуальную мессу верующие платили 5-10 евро. Святые отцы из развивающихся стран были согласны провести богослужение за 1-2 евро.

Контрактное производство

По-разному трактуют исследователи бизнес-процессов понятие промышленного аутсорсинга. В широком смысле под ним понимают любую передачу полномочий по выпуску товаров от создания эскиза до расфасовки по коробкам. 

Можно сказать, что корпорация Apple, размещая сборку айфонов на контрактном заводе в Китае или Вьетнаме, отдаёт работу на аутсорсинг.

Но, видимо, правильнее ограничивать промышленный аутсорсинг передачей стороннему актору лишь отдельных участков технологической цепочки. Основные этапы должны проходить на «родных» предприятиях, не важно, где они находятся. 

Пример аутсорсинга такого рода — практика крупных компаний по производству парфюмерии и бытовой химии. Изготовление и смешивание сырья они поручают аутсорсерам, а вот конечное производство фирменных шампуней и порошков оставляют за собой, не доверяя чужакам секретные рецептуры.

С какими проблемами можно столкнуться

С введением аутсорсинга нередко возникают проблемы с персоналом, не согласным переходить из одной компании в другую. Особенно много недовольных при снижении зарплаты и вынужденном переходе из бюджетного предприятия или компании с государственным участием в частную фирму или в штат ИП.

Сотрудники не уверены в сохранения привычного уровня заработной платы, премирования и социальных гарантий у нового работодателя. К сожалению, нередко опасения оправдываются.

Для заказчика аутсорсинг чреват, прежде всего, утратой контроля качества услуг, финансовой и производственной дисциплины на выведенных участках.